Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de P-AI

2. Objeto y alcance

Esta Política explica de qué forma P-AI recopila, utiliza, almacena, protege, comunica y elimina datos personales relacionados con su sitio web, sus canales de contacto y la prestación de P-AI ERP.

Se aplica, según corresponda, a visitantes de www.p-ai.cl, potenciales clientes, clientes y sus representantes, Administradores y usuarios autorizados de P-AI ERP, y a otras personas cuyos datos sean tratados por P-AI.

Cuando una empresa cliente incorpora al ERP información correspondiente a sus propios trabajadores, clientes, proveedores, prestadores de servicios u otros terceros, se aplicarán además las condiciones establecidas en el contrato de servicio y en el correspondiente Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales.

3. Rol de P-AI en el tratamiento de datos

P-AI puede intervenir en el tratamiento de datos personales bajo dos calidades distintas.

P-AI como responsable del tratamiento

P-AI actúa como responsable cuando determina directamente para qué y cómo se tratan los datos personales.

Esto ocurre, entre otros casos, respecto de la información necesaria para gestionar contactos comerciales, habilitación de clientes, contratos, facturación, cuentas de usuario, soporte, comunicaciones, seguridad, autenticación y auditoría de P-AI.

P-AI como encargado del tratamiento

Cuando una empresa utiliza P-AI ERP para almacenar o procesar información relativa a sus trabajadores, clientes, proveedores u otros terceros, es dicha empresa la que determina la finalidad del tratamiento.

En estas circunstancias, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y P-AI actúa como encargado del tratamiento.

P-AI tratará dicha información únicamente para proporcionar el servicio contratado, ejecutar las funcionalidades utilizadas por el Cliente, cumplir instrucciones lícitas y atender las obligaciones legales y contractuales aplicables.

P-AI no adquiere la propiedad sobre los datos o documentos incorporados al ERP por sus clientes.

4. Categorías de datos tratados

Dependiendo de la relación existente con P-AI y de las funcionalidades utilizadas, podrán tratarse datos tales como identificación y contacto; RUT cuando corresponda; correo electrónico y teléfono; empresa, cargo o relación con la organización; información contractual y de facturación; información asociada al plan contratado; rol y permisos de usuarios; solicitudes de soporte; registros de autenticación, acceso y auditoría; e información técnica necesaria para operar y proteger el servicio.

Cuando P-AI actúe como encargado, las categorías de información dependerán de los datos ingresados por el Cliente y de los módulos utilizados, pudiendo comprender información laboral, remuneracional, previsional, tributaria, contable, comercial, financiera, bancaria, contractual y administrativa.

5. Personas cuyos datos pueden ser tratados

Los datos tratados directamente por P-AI pueden corresponder principalmente a visitantes del sitio web, prospectos, clientes, representantes legales o comerciales, Administradores, usuarios autorizados y contactos asociados a empresas clientes.

Los datos tratados por cuenta de los clientes mediante P-AI ERP podrán corresponder, dependiendo de la utilización del sistema, a trabajadores, ex trabajadores, clientes, proveedores, prestadores de servicios, representantes, socios, usuarios y otros terceros relacionados con la actividad del Cliente.

6. Finalidades del tratamiento

P-AI podrá tratar datos personales para responder consultas y solicitudes; gestionar relaciones comerciales y precontractuales; habilitar y administrar cuentas; ejecutar la relación contractual; gestionar usuarios y permisos; proporcionar soporte; administrar suscripciones y facturación; autenticar usuarios; mantener la seguridad y continuidad de la Plataforma; prevenir accesos no autorizados, fraude o abuso; mantener registros de auditoría; cumplir obligaciones legales; y ejercer o defender derechos.

P-AI no utilizará información laboral, contable, tributaria, financiera o empresarial identificable incorporada por sus clientes a P-AI ERP para desarrollar perfiles publicitarios o realizar publicidad basada en dicha información.

7. Bases que legitiman el tratamiento

Dependiendo de la naturaleza de cada operación, P-AI podrá tratar datos personales sobre la base de la ejecución de un contrato; la adopción de medidas precontractuales solicitadas por el interesado; el cumplimiento de obligaciones legales; intereses legítimos permitidos por la legislación, especialmente relacionados con la administración y seguridad del servicio; o el consentimiento del titular cuando éste resulte jurídicamente necesario.

Cuando un tratamiento se funde en el consentimiento, el titular podrá retirarlo en cualquier momento. El retiro no afectará la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad.

8. Origen de los datos

Los datos personales tratados por P-AI pueden provenir directamente del titular, de la empresa cliente con la que se encuentre relacionado, de las acciones realizadas por usuarios autorizados dentro de la Plataforma o, cuando corresponda, de fuentes permitidas por la legislación.

Los datos tratados por P-AI como encargado provienen fundamentalmente de la información incorporada al ERP por el Cliente o por sus usuarios autorizados.

9. Sitio web, formularios y herramientas públicas

www.p-ai.cl permite conocer los servicios de P-AI, utilizar determinadas herramientas públicas y ponerse en contacto con la empresa.

El envío de un formulario de contacto no crea automáticamente una cuenta, no implica la contratación de P-AI ERP y no garantiza la aceptación de una solicitud comercial.

Las calculadoras y herramientas públicas han sido diseñadas para funcionar sin necesidad de identificar a la persona objeto del cálculo.

En su configuración actual, los valores utilizados en dichas calculadoras se procesan localmente y no son almacenados por P-AI.

10. Cookies y tecnologías similares

Actualmente www.p-ai.cl no utiliza cookies publicitarias ni tecnologías propias destinadas a efectuar seguimiento individualizado de sus visitantes con fines de marketing.

Las tipografías y recursos gráficos propios utilizados por el sitio son suministrados desde la infraestructura de P-AI y no se utiliza Google Fonts para su carga.

P-AI podrá utilizar tecnologías estrictamente necesarias para el funcionamiento, autenticación, seguridad o continuidad de sus servicios.

Si en el futuro se incorporan tecnologías analíticas, publicitarias o de seguimiento que requieran consentimiento, esta Política será actualizada y se implementarán los mecanismos correspondientes de información, aceptación, rechazo o configuración.

11. Destinatarios y proveedores tecnológicos

Para prestar sus servicios, P-AI puede requerir la participación de proveedores especializados de infraestructura tecnológica, alojamiento, comunicaciones, seguridad, soporte y servicios profesionales.

Estos proveedores únicamente podrán tratar la información necesaria para cumplir las funciones para las cuales hayan sido contratados y estarán sujetos, cuando corresponda, a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y protección de datos.

P-AI podrá también comunicar datos cuando exista una obligación legal, un requerimiento válido de una autoridad competente o cuando resulte necesario para ejercer o defender derechos.

P-AI no vende bases de datos personales a terceros.

La identificación contractual de los subencargados utilizados específicamente para prestar P-AI ERP será puesta a disposición de las empresas clientes conforme a las condiciones contractuales correspondientes, sin necesidad de publicar información técnica sensible sobre la arquitectura de la Plataforma.

12. Transferencias internacionales

Los datos tratados mediante P-AI ERP son actualmente almacenados y procesados utilizando infraestructura ubicada en Estados Unidos.

Por esta razón, determinadas operaciones necesarias para prestar el servicio constituyen transferencias internacionales de datos personales.

P-AI adoptará las garantías jurídicas, contractuales y organizativas exigidas por la legislación chilena para efectuar dichas transferencias.

Cuando P-AI actúe como encargado por cuenta de un Cliente, las condiciones aplicables a dichas transferencias serán complementadas mediante el correspondiente Acuerdo de Tratamiento de Datos y la documentación contractual asociada.

Si los países en que se almacenan o procesan los datos cambian de manera material, P-AI actualizará esta información conforme a la normativa aplicable.

13. Seguridad de la información

P-AI aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo destinadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y datos personales tratados.

Estas medidas comprenden controles preventivos, controles de acceso, mecanismos de continuidad y recuperación, y procedimientos de trazabilidad y gestión de incidentes.

P-AI evalúa y actualiza dichas medidas conforme a la naturaleza de los tratamientos, los riesgos identificados y la evolución tecnológica.

Por razones de seguridad, P-AI no publica detalles específicos relativos a la arquitectura de sus sistemas, configuraciones, credenciales, procedimientos internos, infraestructura de respaldo u otros antecedentes cuya divulgación pueda incrementar los riesgos para la Plataforma, sus clientes o sus usuarios.

14. Respaldos y continuidad

P-AI mantiene mecanismos de respaldo y recuperación destinados a proteger la información y apoyar la continuidad operacional de P-AI ERP.

Los respaldos técnicos forman parte de la infraestructura de continuidad del servicio y son independientes de las funcionalidades destinadas a la exportación de información por parte de los clientes.

15. Conservación de los datos

P-AI conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron tratados y durante los períodos adicionales que correspondan por obligaciones legales, contractuales, regulatorias, de seguridad o de defensa de derechos.

Cuando finalice la prestación de P-AI ERP, el Cliente dispondrá de un período de treinta (30) días corridos para gestionar la exportación de su información conforme a las condiciones contractuales aplicables.

Cumplido el período correspondiente, P-AI podrá iniciar la eliminación de la información almacenada en los sistemas operacionales.

Los datos que permanezcan exclusivamente en copias de respaldo podrán ser eliminados progresivamente conforme al ciclo técnico normal de retención de dichos respaldos y no serán utilizados para operaciones ordinarias.

16. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos que la legislación chilena les reconozca, incluyendo acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo, según corresponda.

Las solicitudes respecto de datos cuyo responsable sea P-AI deberán enviarse a:

privacidad@p-ai.cl

La solicitud deberá permitir identificar al titular y el derecho que desea ejercer. P-AI podrá requerir los antecedentes razonablemente necesarios para verificar su identidad.

P-AI acusará recibo y tramitará las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

Cuando P-AI actúe únicamente como encargado respecto de datos incorporados por una empresa cliente, la solicitud deberá dirigirse al Cliente responsable del tratamiento. P-AI prestará la asistencia que resulte necesaria conforme al contrato y a la legislación aplicable.

17. Reclamaciones ante la autoridad

Cuando corresponda conforme a la legislación vigente, el titular podrá recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales si su solicitud es rechazada, no es respondida oportunamente o considera que sus derechos han sido afectados.

18. Incidentes de seguridad

P-AI mantiene procedimientos destinados a prevenir, detectar, analizar, contener y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales o la seguridad de sus servicios.

Cuando un incidente afecte información tratada por cuenta de un Cliente, P-AI efectuará las comunicaciones al responsable y a las autoridades que correspondan de acuerdo con la legislación y las obligaciones contractuales aplicables.

19. Confidencialidad

P-AI, su personal y las personas autorizadas para intervenir en operaciones de tratamiento deberán mantener la confidencialidad respecto de la información personal a la que accedan en el ejercicio de sus funciones.

Esta obligación se mantendrá incluso después de terminada la relación que dio origen al acceso a los datos, en los términos establecidos por la legislación aplicable.

20. Modificaciones de esta Política

P-AI podrá modificar esta Política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, contractuales u operacionales que lo justifiquen.

La versión vigente estará disponible permanentemente en www.p-ai.cl e indicará su número de versión y fecha de última actualización.

Cuando una modificación requiera obtener una nueva autorización o consentimiento del titular, P-AI implementará los mecanismos necesarios para ello.

21. Contacto

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con privacidad y protección de datos personales:

privacidad@p-ai.cl

Para consultas relacionadas con soporte de P-AI ERP:

soporte@p-ai.cl

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS PAIHUEN SPA
RUT 78.337.896-5
Chilcaya 4197, Mz. 20, Santa Julia N.
Ñuñoa, Santiago, Chile
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